武漢會(huì)務(wù)公司對(duì)于舉辦一個(gè)具有相當(dāng)規(guī)模會(huì)議的組織者來(lái)說(shuō)，如何讓眾多的會(huì)議參與者在每一個(gè)環(huán)節(jié)諸如開(kāi)會(huì)、簽到、餐飲、娛樂(lè)、學(xué)習(xí)、交流等項(xiàng)目中得到他們想得到的東西，同時(shí)又能關(guān)注到與會(huì)者一些意想不到的情況，這些比較復(fù)雜的工作，你們真的有了解過(guò)嗎？以下是會(huì)務(wù)管理知識(shí)。
1、會(huì)議具體情況：每天下班前所有員工要了解第二天會(huì)議的具體情況，比如：地點(diǎn)、時(shí)間、參加人數(shù)等。會(huì)議室沒(méi)有客戶(hù)使用，下午就要布置好場(chǎng)地。聯(lián)系客戶(hù)進(jìn)行檢查，避免客戶(hù)第二天發(fā)現(xiàn)不符合客戶(hù)要求。
2、熟悉活動(dòng)：主管需要再次詳細(xì)把單天活動(dòng)給服務(wù)員講解一篇，可以讓服務(wù)員熟悉當(dāng)天活動(dòng)，避免出現(xiàn)客戶(hù)詢(xún)問(wèn)時(shí)，員工對(duì)會(huì)議不了解。
3、再次檢查：會(huì)議開(kāi)始前30分鐘，服務(wù)員需要把會(huì)議室擺臺(tái)再次檢查，比如：話(huà)筒、開(kāi)空調(diào)、燈關(guān)、投影儀。
4、待命：服務(wù)員必須在會(huì)議室門(mén)口待命，避免有客戶(hù)需求，應(yīng)主動(dòng)提供服務(wù)。
5、茶歇準(zhǔn)備：茶杯必須在擺臺(tái)時(shí)同時(shí)擺上，在會(huì)議開(kāi)始前十分鐘放入適量茶葉，待客人坐后再倒開(kāi)水進(jìn)行沖泡，會(huì)議開(kāi)始后十分鐘，服務(wù)員進(jìn)行第二次茶水的補(bǔ)充，以后每間隔二十分鐘，服務(wù)員需進(jìn)入會(huì)議室進(jìn)行檢查。宴會(huì)服務(wù)員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的滿(mǎn)足客人的要求，如有任何困難，自己不能獨(dú)立解決，應(yīng)及時(shí)向當(dāng)班主管匯報(bào)，由主管進(jìn)行處理。
會(huì)議結(jié)束后：宴會(huì)主管須持賬單與客戶(hù)單上的費(fèi)用相核對(duì)，看是否有漏項(xiàng)，再與客人進(jìn)行確認(rèn)，正確無(wú)誤后到一樓咖啡廳打單，再拿賬單給宴會(huì)活動(dòng)確認(rèn)單上指定授權(quán)簽單人簽名。宴會(huì)部主管應(yīng)和會(huì)議主持人進(jìn)行交流，了解整個(gè)會(huì)議進(jìn)行的情況，以便總結(jié)出服務(wù)中的缺點(diǎn)與不足，下次進(jìn)行改正，也可發(fā)現(xiàn)服務(wù)中的優(yōu)點(diǎn)，不斷總結(jié)進(jìn)步。
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